Руководство пользователя по работе в Системе HotelCloud

Содержание

Авторизация

Мастер настройки отеля

Справочники

Информационная панель

Бронирование помещения

Заказ дополнительной услуги

Учет поступлений и платежей

Авторизация

Мастер настройки отеля

В случае, если основные справочники Системы не заполнены, пользователь при первичном входе в Систему попадает на начальную страницу Мастера настройки отеля. Данный мастер позволит по шагам заполнить все необходимые для работы справочники системы:

- справочник "Отель";

- справочник "Типы помещения";

- справочник "Здания";

- справочник "Помещения";

- справочник "Периоды";

- справочник "Налоги и сборы";

- справочник "Тарифы";

- справочник "Дополнительные услуги".

После заполнения необходимых для работы справочников возможно начало работы в Системе по созданию броней  и заказов. Все дополнительные справочники Системы заполняются по мере необходимости.

Справочники Системы

Для использования полной функциональности Системы необходимо заполнить все справочники.

Справочник "Отель" предназначен для занесения данных о предприятии, а также для определения некоторых настроек профиля предприятия при работе в Системе.

Справочник "Здания" предназначен для занесения данных о строениях, в которых располагаются помещения для приема гостей (например, Главный корпус, дальний павильон, домик №1 и т.д);

Справочник "Типы помещений" предназначен для занесения данных о типах помещений для приема гостей (например, одноместный, двухместный, люкс, полу-люкс и т.д.);

Справочник "Помещения" предназначен для занесения данных о помещениях для приема гостей (номера помещений, в т.ч. и буквенные);

Справочник "Периоды" предназначен для занесения данных о периодах (сезонах) времени, в течение которых тарифы на проживание для гостей остаются неизменными (например, Новогодние праздники, Весна, Лето, Основной период). Изменение цен на услуги предприятия происходят только при смене периода (сезона). В течение одного времени может существовать несколько периодов, но имеющих разный приоритет (например в периоде "Весна-2011" может существовать пересекающийся по времени, но меньший по продолжительности период "Майские праздники", приоритет последнего должен быть выше, так как к заказам на период праздников должны быть применены именно тарифы периода "Майские праздники");

Справочник "Тарифы" предназначен для занесения данных о расценках предприятия на проживание в отеле (гостинице, пансионате, хостеле и т.п.);

Справочник "Скидки" предназначен для занесения данных о скидках предприятия на проживание в отеле (гостинице, пансионате, хостеле и т.п.);

Справочник "Депозиты" предназначен для занесения данных о правилах внесения депозитов и предоплат за услуги предприятия;

Справочник "Спецпредложения" предназначен для занесения данных о специальных предложениях на услуги или пакетах услуг предприятия;

Справочник "Комиссии" предназначен для занесения данных о ставках и размерах комиссионных вознаграждений, в случае работы с агентами по продаже услуг предприятия;

Справочник "Налоги и сборы" предназначен для занесения данных о ставках и размерах налоговых и иных сборов с доходов от реализации услуг предприятия;

Справочник "Дополнительный услуг" предназначен для занесения данных о дополнительных услугах предприятия (например, завтраки, spa-салон, сейф и т.п.);

Справочник "Правила отмены бронирования" предназначен для занесения данных о правилах отмены бронирования номеров (сроки  и размеры штрафных санкций при аннулировании брони);

Справочник "Валюты" предназначен для занесения данных о видах валют, используемых на предприятии;

Справочник "Курсы валют" предназначен для занесения данных о курсах валют, используемых на предприятии.

Информационная панель

Информационная панель является центральной страницей административной части Системы, на которой осуществляется бронирование номеров . Информационная таблица представляет собой сетку, на которой по горизонтали отображаются даты, а по вертикали - помещения предприятия в группировке по зданиям и типам помещений. Фон ячейки таблицы отображает статус помещения на определенную дату:

• желтый - ремонт ( в помещении запланирован, идет в настоящее время или был произведен ремонт), бронирование номера на время ремонта не доступно;
• зеленый - предварительная бронь (помещение предварительно забронировано клиентом, но не получено подтверждение, например, по причине не внесения предоплаты, овербукинга и т.п. Все вновь создаваемые заказы на бронирование первоначально имеют статус предварительной брони до подтверждения администратором или консьержем (до момента подтверждения брони на нее не действуют установленные правила отмены бронирования);
• голубой - подтвержденная бронь (предварительная бронь по данному помещению была подтверждена отелем (с момента подтверждения брони на нее начинают действовать установленные правила отмены бронирования);
• заселен - в настоящее время в данном помещении проживают гости;
• розовый - не трогать, специальный статус, позволяющий запретить бронирование помещения на тот или иной период по различным причинам;
• красный - закрыт, услуги по размещению гостей  в данном помещении выполнены, гости выселены;
• диагональная стека в качестве фона ячейки означает хостельное бронирование помещения (бронирование спального места в помещении).

Если в строке таблицы рядом с номером помещения проставлен знак "+", это означает, что по данному помещению возможно хостельное бронирование (бронирование спального места в помещении). При нажатии левой кнопкой мыши на знак "+" строки таблицы раскрываются на кол-во строк, соответствующее кол-ву доступных спальных мест в данном помещении.

Пользователь попадает на информационную панель при входе в Систему после авторизации. Быстрый переход к информационной таблице осуществляется при нажатии левой кнопки мыши по логотипу с левом верхнем меню окна, либо при выборе пункта "Информационная панель" меню "Быстрая навигация" в правом верхнем углу.

Бронирование помещения

Создать новое бронирование можно двумя способами:

1. выделением  необходимой области ячеек левой кнопкой мыши в Информационной таблице;
2. создание новой записи в Реестре бронирования (пункт верхнего меню Заказы и бронирование/Бронирование).

Первый способ является более предпочтительным и удобным, поскольку позволяет визуально определить свободные помещения и даты для бронирования.

Внимание: первая (самая левая) ячейка выделенной области означает дату заезда в данное помещение, а последняя (самая правая) ячейка - дату предшествующую дате выезда. Кол-во выделенных ячеек совпадает с количеством ночей проживания. Например, две ячейки с 1 по 2 число месяца будут означать, что помещение забронировано с 1 по 3 число месяца (1-го числа заезд, 3-го числа выезд, кол-во ночей проживания - 2). Это сделано для того, чтобы иметь возможность бронировать и отображать в таблице два заказа, один из которых заканчивается в день, когда начинается другой. Это правильно действует в том случае, если выезд из помещения планируется до расчетного времени выселения.

В случае создания брони в Информационной таблице после выделения необходимой области ячеек появится форма создания брони, с заполненными атрибутами Заезд с, Заезд по, Тип помещения, Помещение, Хостельное размещение (если были выделены ячейки помещения под знаком "+", предполагающего хостельное размещение), Групповая бронь (если были выделены ячейки по нескольким помещениям). Для добавления брони необходимо заполнить недостающие поля с информацией о тарифе, клиенте, гостях, скидках и т.д.

В случае добавления новой брони в Реестре бронирования все поля формы создания брони остаются пустыми.

Элементы формы создания брони:

• • поле Хостельное размещение (необязательное поле): галочка проставляется в случае бронирования спального места или нескольких мест в одном помещении. При выставлении галочки будут доступны для выбора только те помещения и только те тарифы, которые предполагают возможность хостельного размещения;
• • поле Статус помещения по брони (обязательное поле): выбор из списка статусов. Если создается бронь для последующего заселения выбирается статус "Предворительная бронь". Если необходимо зарезервировать время для проведения ремонтных работ в помещения, выбирается статус "Ремонт". В случае необходимости запретить бронирование помещения на указанный период, выбирается статус "Не трогать". В случае необходимости внести информацию о ранее оказанной услуге по размещению гостей, но не внесенной до этого в Систему по како-либо причине, выбирается статус "Закрыт";
• • поле Клиент (обязательное поле): выбор из реестра клиентов, занесенных в Систему. При вводе первых букв в поле происходит фильтрация всех клиентов по фамилии, имени и названию компании. Если на момент сохранения брони поле остается не заполненным, то в Системе будет создан новый клиент, по имени фамили гостя, указанного в брони, и вставлен в соответствующее поле брони;
• • поле Источник (необязательное поле): выбирается источник бронирования из списка. Брони, созданные клиентами через веб-сайт, будут иметь источник "Сайт", а брони, созданные агентами предприятия через веб-сайт - источник "Агент";
• • поле Комментарий (необязательное поле): вводиться текстовое примечание к текущему бронированию;
• • поле Заезд с (обязательное поле): проставляется дата заселения гостя в помещение (по умолчанию предполагается, что время заселения равно расчетному);
• • поле Заезд по (обязательное поле ):  проставляется дата выселения гостя из помещения (по умолчанию предполагается, что время выселения равно расчетному);
• • поле Групповая бронь (необязательное поле): галочка проставляется в случае, если по одному бронированию (одним клиентом и на одно и тоже время) резервируется несколько помещений. При проставленной галочке все поля, описанные ниже, заполняются отдельно для каждого номера по брони;
• • кнопка Добавить номер: при нажатии добавляется закладка с полями бронирования для еще одного помещения (кнопка доступна только в бронях с пометкой Групповое бронирование);
• • поле Количество взрослых (обязательное поле): выбирается количество взрослых, которое разместиться в одном номере;
• • поле Количество детей (обязательное поле): выбирается количество детей, которое разместиться в одном номере (возраст детей, размещаемых бесплатно, указывается в справочнике Отель);
• • поле Тип помещения (обязательное поле): выбирается доступный вид помещения из списка. Доступность Типа помещения определяется наличием свободных помещений данного типа на указанный период;
• • поле Помещение (обязательное поле): выбирается доступное помещение выбранного типа на указанный период;
• • поле Тариф (обязательное поле): выбирается из списка доступный тариф, действующий на указанный период и на выбранный тип помещения. Поле Тариф не нужно выбирать, если предполагается бронирование по Спецпредложению;
• • поле Спецпредложение (обязательное поле): выбирается из списка доступное  спецпредложение, действующее на указанный период и на выбранный тип помещения. Поле Спецпредложение не нужно выбирать, если предполагается бронирование по Тарифу;
• • поле Стоимость номера (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость проживания в выбранном помещении на указанный период;
• • поле Услуги (необязательное поле): галочками выбираются услуги из перечня доступных, которые будут проданы клиенты в момент бронирования, в поле Кол-во указывается количество предоставляемых услуг, а в поле Кол-во автоматически рассчитывается стоимость заказанных услуг данного типа;
• • поле Стоимость доп. услуг (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается итоговая стоимость всех  выбранных услуг к брони;
• • поле Депозит (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость депозита по бронированию, в зависимости от выбранного Тарифа;
• • поле Скидка (необязательное поле): выбирается скидка из списка доступных. Доступность скидки зависит от выбранного в брони Клиента (персональные скидки) или указанного периода бронирования;
• • поле Сумма скидки (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма скидки по брони (может включать сумму скидки от стоимости номера, так и от стоимости дополнительных услуг, зависит от типа скидки и вида выбранных услуг);
• • поле Итоговая стоимость брони (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма стоимости номера и стоимости дополнительных услуг за вычетом скидки;
• • поле Оплачено (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма Поступлений по данной брони;
• • поле К оплате (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма, которую клиент должен оплатить/доплатить/проавансировать за бронирование;
• • кнопка Пересчитать стоимость номера и услуг: при нажатии автоматически пересчитываются все нередактируемые поля. Кнопку пересчета необходимо использовать при редактировании брони в части неоднократного перевыбора тарифа, типа помещения, скидки (это позволит избежать ошибки в расчете итоговой стоимости брони);
• • кнопка Добавить гостя: при нажатии кнопки добавляется закладка с полями на еще одного гостя (применяется в случае заселения более одного человека в номер). Обратите внимание, в случае Группового бронирования для каждого зарезервированного номера создается своя группа гостей;

Внимание!!! Информация о гостях (ФИО, номер документа, адрес, пол и т.д.) заносится в Систему в случае необходимости (обязательных полей для заполнения нет). Помните, что информация о гостях является персональными данными и должна обрабатываться и защищаться в соответствии с законодательством государства, на чьей территории располагается предприятие. Не вносите персональную информацию о гостях в случае отсутствия необходимости ее дальнейшей обработки и анализа (например, пол гостя необходимо указывать только при хостельном заселении номера).

• • кнопка Добавить : при нажатии кнопки в Системе сохраняются внесенные данные о бронировании;
• • кнопка Отмена: при нажатии кнопки закрывается окно формы создания брони без сохранения.

• Заказ дополнительной услуги

Дополнительной услугой в Системе считается платная услуга предприятия гостиничного типа, не подразумевающая размещения гостей в номерах (основная услуга) и являющаяся сопутствующей услугой к основной. При этом дополнительная услуга может предоставляться клиенту и без предоставления основной услуги по размещению в номере. Примеры дополнительных услуг: завтраки, обеды, ужины, услуги SPA-салона, дополнительная уборка номера, сейф и т.п.

Создать Заказ на дополнительные услуги в Системе можно тремя способами:

• • включение дополнительных услуг в бронь. Этот способ рассматривался в предыдущей главе по созданию брони;

•  • создание Заказа через Реестр заказов (пункт верхнего меню Бронирование и заказы/Заказы );

• • создание Заказа в карточке просмотра брони (на закладке Заказы).

При использовании последних двух способов в Системе создается отдельная форма Заказа, которую необходимо заполнить и сохранить.

Элементы формы создания заказа:

• поле Выберите бронь (необязательное поле): выбор из списка броней. Необходимо выбрать связанную с заказом бронь;

• поле Выберите клиента (обязательное поле): выбор из списка клиентов предприятия;

• поле Услуги (необязательное поле): галочками выбираются услуги из перечня доступных, которые будут проданы клиенты в момент бронирования, в поле Кол-во указывается количество предоставляемых услуг, а в поле Кол-во автоматически рассчитывается стоимость заказанных услуг данного типа;

• поле Стоимость (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость выбранных услуг без учета налогов и сборов;

• поле Налоги (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается сумма налогов по выбранным услугам;

• поле Итого (нередактируемое поле): автоматически рассчитывается стоимость выбранных услуг с учетом налогов и сборов;

• кнопка Пересчитать стоимость : при нажатии автоматически пересчитываются все нередактируемые поля;

• кнопка Добавить : при нажатии кнопки в Системе сохраняются внесенные данные о заказе;

• кнопка Отмена: при нажатии кнопки закрывается окно формы создания заказа без сохранения.

 

Учет поступлений и платежей

Поступлениями в Системе называется приход денежных средства от клиентов в кассу или на расчетный счет предприятия за оказанные услуги (проживание и дополнительные услуги).

Платежами в Системе называется расходования денежных средств из кассы или расчетного счета предприятия, связанные с оплатой комиссионных вознаграждений агентам, а также с возвратами излишне оплаченных средств клиентами за оказанные услуги.

Создать новую запись с данными о поступлении денежных средств можно двумя способами:

• • добавление новой записи на закладке Поступления в форме просмотра бронирования;
• • добавление новой записи из пункта Поступления раздела Платежи и поступления верхнего меню.

Заполнение полей формы создания поступления:

• • поле Дата поступления (обязательное поле): проставляется дата поступления денежных средств, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Ответственный (обязательное поле): автоматически проставляется текущий пользователь;
• • поле Вид поступления (обязательное поле): выбор из справочника видов поступлений (наличные и безналичные платежи, чек, банковская карта);
• • поле Номер документа (не обязательное поле): проставляется номер платежного документа;
• • поле Дата документа (не обязательное поле): проставляется дата платежного документа, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Сумма (обязательное поле): вносится сумма поступивших денежных средств;
• • поле Назначение (не обязательное поле): вносится комментарий по текущему поступлению (за что поступили денежные средства);
• • поле Бронь (не обязательное поле): выбирается номер брони, по которой произведена оплата (автоматически проставляется номер при создании записи из закладки Поступления карточки просмотра бронировнаия);
• • поле Заказ (не обязательное поле): выбирается номер заказа, по которому произведена оплата;
• • кнопка  Добавить: при нажатии в Системе сохраняется запись о поступлении;
• • кнопка  Закрыть: при нажатии в Системе форма создания поступления закрывается без сохранения данных в Системе.

 

Создать новую запись с данными о расходовании денежных средств (платеже)  можно двумя способами:

• • добавление новой записи на закладке Платежи в форме просмотра бронирования;
• • добавление новой записи из пункта Платежи раздела Платежи и поступления верхнего меню.

Заполнение полей формы создания платежа:

• • поле Дата платежа (обязательное поле): проставляется дата расходования денежных средств, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Ответственный (обязательное поле): автоматически проставляется текущий пользователь;
• • поле Вид платежа (обязательное поле): выбор из справочника видов платежей (наличные и безналичные платежи, чек, банковская карта);
• • поле Номер документа (не обязательное поле): проставляется номер платежного документа;
• • поле Дата документа (не обязательное поле): проставляется дата платежного документа, по умолчанию автоматически проставляется текущая дата;
• • поле Сумма (обязательное поле): вносится сумма израсходованных денежных средств;
• • поле Назначение (не обязательное поле): вносится комментарий по текущему платежу (на что расходуются денежные средства);
• • поле Бронь (не обязательное поле): выбирается номер брони, по которой произведена платеж (автоматически проставляется номер при создании записи из закладки Платежи карточки просмотра бронирования);
• • поле Заказ (не обязательное поле): выбирается номер заказа, по которому произведена платеж;
• • поле Агент (не обязательное поле): выбирается из справочника агент, которому производиться перечисление причитающейся комиссионных отчислений;
• • кнопка  Добавить: при нажатии в Системе сохраняется запись о платеже;
• • кнопка  Закрыть: при нажатии в Системе форма создания платежа закрывается без сохранения данных в Системе.
•